Excel住所録で姓と名をマウスのみで瞬時にわける




住所録を年賀状で使用するためにEXCELで編集加工

このやり方は、どの年賀状ソフトでも応用できます

そこで、この記事では、筆まめ29で作成した住所録をExcelで編集して、
「はがきデザインキット2019」の住所録として使えるように編集加工します

注目、初心者でも簡単にできる、名前分け
ここでは、一切の関数やVBAを使用せずに、初心者さんでもマウスのみできる方法です

重要補足

このページ内で解説する名前・住所等は、全て架空で作成し実在とは一切関係ありません

まず、前回の記事で保存した、筆まめ29の住所録を確認してみます

筆まめの住所録を一覧表にして、csvで保存すると、姓名が1つのセルに収まって
姓と名が分かれていません、住所録を扱うソフトによっては、
この姓名が1つの状態でもそのままで問題ないソフトもあります

●しかし、はがきデザインキットでは、姓と名が別セルに分かれている必要があります
そのため、このまま読み込むと、項目の取り込みがおかしくなります

それを改善するため、エクセルで編集して作り直します

はがきデザインキット2019で使用できるExcel住所録作成

1)準備として下図確認

下図は前回、筆まめ29にて、住所録をCSV保存したものです(住所録一覧表)

2)

まずは、新しいシートを開いて、元の住所録から、名前項目をコピーしては付けます
下図は、新規シートに、コピーした状態です

こちらのシートを使って、作業をしていきます

3)
コピーしたら、人数分を選択状態にします
※この例では、50名分の名前になっています

4)
そのまま、選択状態で、上のメニューから、「データ」をクリックして、赤矢印
さらに、表示された中から、「区切り位置」を選択します、赤丸

5)
すると、下図の画面が表示されますが、
既定値で「カンマやタブなど・・・」にチェックが入っている状態で、赤枠
下の「次へ」をクリックです、赤矢印

6)
下図画面では、「スペース」だけに、チェックを入れて、他は外します、
すると、表示で名前が分かれた線で表示されます、青枠
その状態で、「次へ」をクリックです 緑矢印

7)
この画面も、そのまま既定値のままで、「完了」をクリックです

7)
すると結果が反映されて、下図のように、「姓」と「名」が別々のセルに分かれます
※手順3)の図と比べると、一目瞭然です

8)

同じように、「フリガナ」に関しても、元の素材からコピーして、
新規シートで、同じ手順で、フリガナも、姓と名をセルで分けます

下図は、出来上がった状態のExcelシートです

9)

ここまできたら、元の住所録シートから、郵便番号と住所を選択して、
コピーします

10)

新規シートのほうに、郵便番号と住所を張り付けた状態です、緑枠
つぎに、最初の項目だけで、分かりやすい名前に変更します、赤枠

11)
最後に、このシートを保存しますので、
保存する名前を任意で、付けてから、
保存形式を「CSV(コンマ区切り)」を選択して、赤矢印
保存をクリックです、黄色矢印

12)

保存できたら、確認のため、開いてみます
下図のように、表示されていれば、正常に完了してます

これで、住所録の編集は終了です
これで、はがきデザインキットでも、項目にずれなく、簡単に取り込み可能です

この先のやり方は、専用サイトで詳しく説明していきます
はがきデザインキット2019 筆まめ住所録の移行方法

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